Numune kabul, saklama ve imha

Kabul: en ucuz hata yakalama noktası

Numune kabul masası, laboratuvarın en az yatırım yapılan ama en çok işe yarayan kontrol noktasıdır. Burada yakalanan bir sorunun maliyeti sıfıra yakındır; aynı sorun rapor aşamasında fark edilirse deney tekrarı, gecikme ve çoğu zaman müşteri şikâyeti demektir.

ISO/IEC 17025 m.7.4, numunenin tanımlanmasını, taşınmasını, alınmasını, korunmasını ve elden çıkarılmasını kapsayan bir prosedür ister. Kabulde bakılması gerekenler:

• Kimlik. Numune benzersiz olarak tanımlanmış mı? Etiket okunur ve kalıcı mı?
• Miktar. İstenen deneyler için yeterli mi? Tekrar gerekirse artacak mı?
• Kap ve koruma. Doğru kapta mı, koruyucu eklenmiş mi, ağzı kapalı mı?
• Sıcaklık. Soğuk zincir gereken numunede geliş sıcaklığı ölçüldü mü?
• Süre. Alım ile kabul arasındaki süre metodun izin verdiği aralıkta mı?
• Talep. Hangi deneyler isteniyor, hangi şartnameye göre değerlendirilecek?

Kabul kriterleri yazılı olmalıdır. “Deneyimli personel bakar” bir kriter değildir; personel değiştiğinde kriter de değişir.

Uygun olmayan numune geldiğinde

Numune kriterleri karşılamıyorsa üç yol vardır ve hangisinin seçildiği kayıtta durmalıdır:

1. Reddet. Sonucun geçerli olamayacağı açıksa numune kabul edilmez. Müşteriye gerekçesiyle bildirilir.
2. Şartlı kabul et. Müşteri ısrar ediyorsa numune kabul edilir ama sapma raporda beyan edilir: “Numune 12 °C’de teslim alınmıştır; metot ≤ 4 °C ister. Sonuç bu koşul dikkate alınarak değerlendirilmelidir.”
3. Yeni numune iste. En temiz yol; mümkünse tercih edilir.

İkinci seçenek en çok kullanılan ve en çok bulgu üretendir. Şartlı kabul müşterinin onayıyla yapılmalı, onay kayıtlı olmalı ve sapma rapora mutlaka yazılmalıdır. Raporda görünmeyen bir sapma, sonucu sessizce yanlış yapar — ve bunu ancak denetçi fark eder.

Saklama: koşul ve süre

Numune deneye girene kadar korunmalı, deneyden sonra da bir süre saklanmalıdır. İki farklı amaç vardır ve karıştırılmamalıdır:

Şahit numune süresi çoğu laboratuvarda numune tipine göre değişir: bozulabilir gıda numunesi birkaç gün, kuru bir cevher numunesi aylarca saklanabilir. Önemli olan sürenin tanımlı olması ve süresi dolan numunenin gerçekten elden çıkarılmasıdır.

Sık görülen iki sorun

1. Süresi dolan numune atılmaz. Yer kalmayınca toplu temizlik yapılır ve süresi dolmamış numuneler de gider. Doğru davranış, süresi dolanların listelenip kayıtla imha edilmesidir.

2. Saklama koşulu izlenmez. Numunelerin durduğu buzdolabının sıcaklığı ölçülmüyorsa, saklama koşulunun sağlandığı gösterilemez. Ortam ve saklama koşulları da m.6.3 kapsamındadır.

İmha ve izlenebilirlik

İmha, numunenin çöpe atılması değil kaydın kapanmasıdır. Kayıtta bulunması gerekenler:

• Hangi numune (kod ve tanım)
• Ne zaman imha edildi
• Kim imha etti
• Yöntem — özellikle tehlikeli atık ise bertaraf şekli
• Gerekçe — süre doldu mu, müşteri geri istedi mi, deneyde tükendi mi?

Numune müşteriye iade ediliyorsa bu da bir elden çıkarma biçimidir ve aynı şekilde kaydedilir.

İzlenebilirlik zinciri

Denetçinin sorabileceği en zor soru şudur: “Şu rapordaki sonucun numunesi şu an nerede?” Cevap üç şıktan biri olmalıdır: saklamada (yeri belli), imha edildi (kaydı var), müşteriye iade edildi (kaydı var). Dördüncü bir cevap yoktur.

Yazılımda ne aranmalı

• Kabul kriterleri numune tipine göre tanımlanabilmeli; kriter dışı kabul sebep istemeli.
• Şartlı kabul edilen numunenin sapması rapora taşınmalı — el notu olarak kalmamalı.
• Saklama süresi numune tipinden gelmeli; süresi dolanlar listeye düşmeli.
• İmha kaydı kim–ne zaman–gerekçe taşımalı ve silinememeli.
• Numunenin bulunduğu yer (raf, dolap) kayıtta olmalı; “laboratuvarda bir yerde” izlenebilirlik değildir.